Articole

Cum să vă adresați unui public mai larg, să transmiteți un mesaj mai puternic și să îi înțelegeți mai profund pe ceilalți

 

 

Procesul de comunicare

Comunicarea este un proces continuu care implică în principal trei elemente și anume. expeditor, mesaj și destinatar.

Elementele implicate în procesul de comunicare sunt explicate mai jos în detaliu:

1. Expeditor

Emițătorul sau comunicatorul generează mesajul și îl transmite destinatarului. El este sursa și cel care începe comunicarea.

2. Mesaj

Este ideea, informația, viziunea, fapta, sentimentul etc. care este generată de emițător și apoi este destinată să fie comunicată în continuare.

3. Codificare

Mesajul generat de expeditor este codificat simbolic, cum ar fi sub formă de cuvinte, imagini, gesturi etc., înainte de a fi transmis.

4. Media

Este modul în care este transmis mesajul codificat. Mesajul poate fi transmis oral sau în scris. Mijlocul de comunicare include telefonul, internetul, poșta, faxul, e-mailul etc. Alegerea mediului este decisă de expeditor.

5. Decodare

Este procesul de conversie a simbolurilor codificate de expeditor. După decodare, mesajul este primit de către destinatar.

6. Destinatar

El este persoana care este ultima în lanț și pentru care mesajul a fost trimis de expeditor. Odată ce receptorul primește mesajul și îl înțelege într-o perspectivă adecvată și acționează conform mesajului, abia atunci scopul comunicării are succes.

7. Feedback

Odată ce destinatar confirmă expeditorului că a primit mesajul și l-a înțeles, procesul de comunicare este încheiat.

8. Zgomot

Se referă la orice obstacol cauzat de emițător, mesaj sau destinatar în timpul procesului de comunicare. De exemplu, conexiune telefonică proastă, codare defectuoasă, decodare defectuoasă, receptor neatent, înțelegere slabă a mesajului din cauza prejudecăților sau a gesturilor nepotrivite etc.

Este modul în care este transmis mesajul codificat. Mesajul poate fi transmis oral sau în scris. Mijlocul de comunicare include telefonul, internetul, poșta, faxul, e-mailul etc. Alegerea mediului este decisă de expeditor.

 

FORME DE COMUNICARE

Ascultare

Acest lucru poate fi o surpriză, dar de multe ori ascultarea este cea mai importantă parte a comunicării. A asculta nu este același lucru cu pur și simplu a auzi. Când asculți pe cineva vorbind, ești implicat cu el și faci un efort pentru a înțelege exact ce încearcă să spună.

Ascultarea este o abilitate crucială la locul de muncă. Când oamenii nu se ascultă unii pe alții, întregul proces de comunicare se întrerupe. Pentru a fi un comunicator eficient, trebuie mai întâi să înveți să fii un bun ascultător.

Este important de reținut că există o diferență între pur și simplu a auzi și a asculta. Ne folosim simțul auzului în fiecare zi. Când oamenii ne vorbesc, îi auzim vorbind. Auzim muzică la radio și auzim ciripitul păsărilor când ieșim afară. Deci, ce înseamnă să asculți?

Iată cinci sfaturi pentru a vă asigura că primiți mesajul tare și clar:

• Concentrați-vă pe persoana care vorbește: evitați distragerea atenției făcând contact

vizual cu vorbitorul. Dacă mintea ta începe să rătăcească, forțează-ți atenția înapoi la momentul prezent.

• Asigurați-vă că înțelegeți: uneori, oricât de bine ați asculta, pur și simplu nu puteți înțelege

ce se spune. În această situație, asigurați-vă că puneți întrebări ulterioare pentru clarificare.

• Așteptați-vă rândul de a vorbi: evitați să întrerupeți sau să întrerupeți pe alții atunci când

aveți ceva de spus. Dacă îți vine un gând în minte, notează-l pentru mai târziu, astfel încât să-ți poți întoarce atenția asupra persoanei care vorbește.

• Arătați interes: atunci când nu reușiți să arătați interes în timp ce ascultați, distrageți atenția

persoanei care vorbește. În loc să se concentreze pe ceea ce vor să spună, se vor întreba dacă acordați atenție sau nu.

• Repetați ceea ce s-a spus cu propriile cuvinte: Repetarea cu propriile voastre cuvinte vă

obligă să vă gândiți la ceea ce s-a spus. Acest lucru vă va ajuta să înțelegeți mai bine mesajul și să îl faceți să rămână în minte. De asemenea, îi oferă vorbitorului șansa de a vă corecta dacă ați auzit greșit sau nu ați înțeles prea bine mesajul.

 

Comunicare verbală

Dacă comunicarea verbală ar fi într-adevăr la fel de simplă ca doar „vorbirea”, nu ar exista atâtea argumente la locul de muncă. Asta pentru că o mulțime de argumente apar ca urmare a neînțelegerilor, cauzate inițial de o comunicare slabă. De exemplu, poate un cuvânt pe care l-ai folosit a jignit un client, dar nici măcar nu ți-ai dat seama că ai jignit persoana respectivă. Dacă ți-ai fi ales cuvintele cu mai multă atenție, s-ar putea ca neînțelegerea să nu fi avut loc.

Dacă nu te-ai gândit niciodată la abilitățile de comunicare verbală până acum, va dura ceva timp și exersare pentru a învăța.

Începeți prin a vă concentra pe aceste cinci abilități de comunicare verbală:

• Vorbiți clar: vorbiți suficient de tare pentru ca ceilalți să vă audă și rostestiți-vă cuvintele.

Concentrați-vă pe a pronunța fiecare silabă, astfel încât persoana cu care vorbiți să vă poată înțelege cu ușurință.

• Alegeți-vă cuvintele cu atenție: cuvintele pe care le folosiți ar trebui să fie potrivite pentru

standardele oricui. Dacă vă întrebați vreodată dacă un cuvânt este sau nu potrivit pentru locul de muncă, probabil că cel mai bine este să nu îl folosiți. Exersați utilizarea cuvintelor care vă arată inteligența și profesionalismul.

• Folosiți tonul potrivit: tonul sau sunetul vocii spune multe despre ceea ce spuneți și despre

cum vă simțiți. Asigurați-vă că tonul vocii se potrivește cu cuvintele și sentimentul pe care îl exprimați.

• Luați în considerare audiența: uneori s-ar putea să doriți să vă schimbați stilul de

comunicare sau modul în care comunicați, în funcție de cine vorbiți. Modul în care vorbești cu nepoata ta de cinci ani nu este același mod în care ar trebui să vorbești cu șeful tău.

• Răspundeți în mod corespunzător: pentru a răspunde corespunzător, trebuie să vă gândiți

înainte de a vorbi. Când răspunzi automat, riști să spui ceva ce nu vrei să spui și, eventual, să jignești pe cealaltă persoană

 

Comunicare nonverbală

Deși comunicarea verbală este importantă, cuvintele rostite reprezintă doar o mică parte a comunicării. Majoritatea comunicării este nonverbală. De fapt, unele cercetări au arătat că până la 93% din comunicare este nonverbală!

Cantitatea de comunicare nonverbală arată de ce este atât de important să acordăm o atenție deosebită acțiunilor oamenilor, precum și cuvintelor lor.

Deci, cum comunică oamenii non-verbal?

Comunicarea nonverbală este alcătuită în primul rând din expresii faciale și limbajul corpului. Înțelegerea acestor indicii nonverbale ajută la înțelegerea completă a ceea ce spune vorbitorul. Stăpânirea comunicării nonverbale vă va permite să fiți un comunicator mai bun pe măsură ce înțelegeți mai bine indiciile nonverbale pe care le trimiteți și persoanele cu care comunicați.

Dacă nu înțelegeți comunicarea nonverbală, veți pierde o parte din mesaj.

Indiciile nonverbale vă pot spune cum se simt oamenii, dacă spun adevărul și dacă sunt sau nu atenți.

Deci, ce sunt indiciile nonverbale și cum le puteți identifica?

 

Iată o listă de indicii nonverbale comune care vă pot spune multe despre ceea ce spune o persoană:

• Contact vizual
• Ritmul sau viteza vorbirii
• Brațele sau picioarele încrucișate
• Postura sau pozitia corpului
• Expresiile faciale

 

Acum că știți câteva indicii nonverbale pe care trebuie să urmăriți, puteți începe să vedeți ce ar putea însemna.

Când citiți comunicarea nonverbală, acordați atenție diferențelor dintre ceea ce spun oamenii și ceea ce fac. De asemenea, este important să fii conștienți de propriile indicii nonverbale. Când cuvintele voastre nu se potrivesc cu expresiile feței, limbajul corpului și postura, oamenii vor observa.

Deși s-ar putea să nu gândească, de fapt „comunicarea nonverbală a acestei persoane nu se potrivește cu cuvintele sale”, vor experimenta sentimente de neîncredere, incertitudine și confuzie atunci când vorbesc cu voi.

 

Conștientizarea emoțională

Conștientizarea emoțională în comunicare este adesea greșit înțeleasă și rar, dacă este vreodată, discutată sau predată.

Sentimentele joacă un rol important în comunicare. Conștientizarea emoțională, sau capacitatea de a înțelege sentimentele, vă va ajuta să reușiți atunci când comunicați cu alte persoane.

Dacă ești conștient emoțional, vei comunica mai bine. Veți observa emoțiile altor oameni și modul în care felul în care se simt influențează modul în care comunică. De asemenea, vei înțelege mai bine ce îți comunică alții și de ce. Uneori, înțelegerea modului în care o persoană comunică cu tine este mai importantă decât ceea ce se spune de fapt.

Ați încercat vreodată să vă ascundeți sentimentele?

Pentru majoritatea dintre noi este destul de greu de realizat. Asta pentru că emoțiile nu mint.

În loc să încerci să-ți ascunzi sau să-ți ignori sentimentele, concentrează-te pe a deveni conștient de sentimentele tale și ale celor din jur, pentru a fi un comunicator mai bun.

 

Vă puteți îmbunătăți conștientizarea emoțională concentrându-vă pe aceste cinci abilități:

• Luați în considerare sentimentele celorlalți: într-o zi, un coleg de muncă vă poate spune

ceva personal care nu pare important pentru voi, sau un supervizor ar putea părea supărat pe voi fără motiv. Pentru a vă da seama de ce, gândiți-vă la ceea ce simte cealaltă persoană. Luați în considerare orice situație care le poate afecta emoțiile și modul în care acestea ar putea afecta ceea ce vă spun.

• Luați în considerare propriile sentimente: la fel cum sentimentele altor oameni pot afecta

mesajul pe care încearcă să-l transmită, propriile sentimente pot împiedica comunicarea voastră. Când simțiți o emoție sau un sentiment puternic, acordați atenție acelei emoții și încercați să nu o lăsați în calea mesajului vostru. Atât emoțiile pozitive, cum ar fi fericirea, cât și emoțiile negative, cum ar fi furia, pot sta în calea comunicării.

• Aveți empatie: Empatia este abilitatea de a înțelege și de a vă raporta la sentimentele

altcuiva. Odată ce ați învățat să recunoașteți sentimentele altei persoane, puteți face un pas mai departe și să vă raportați efectiv la acele sentimente.

• Funcționează pe încredere: o bună comunicare necesită să construiești încredere între voi

și persoana cu care comunicați. Puteți câștiga încrederea celorlalți trimițând indicii nonverbale care se potrivesc cu cuvintele voastre.

• Recunoașteți neînțelegerile: O neînțelegere se întâmplă atunci când doi oameni cred că â

sunt pe aceeași linie despre ceva, dar în realitate se gândesc la două lucruri diferite. Neînțelegerile apar tot timpul, dar conștientizarea emoțională vă poate ajuta să evitați neînțelegerile.

Comunicare scrisă

Scrisul este o altă formă de comunicare și este una pe care o vei folosi des la locul de muncă.

La fel ca și comunicarea verbală și nonverbală, comunicarea scrisă are propriul set de reguli.

Indiferent dacă scrieți un simplu e-mail sau un raport important, ar trebui să încercați să scrieți profesional, folosind gramatica și punctuația adecvate. Este foarte dificil să arăți și să citești emoțiile în scris, dar trebuie să fii atent, deoarece lucruri precum sarcasmul adesea nu se traduc bine prin comunicarea scrisă și pot fi interpretate incorect.

Cu toate acestea, în calitate de expeditor al mesajului, depinde de TU să te asiguri că mesajul tău este comunicat clar. Responsabilitatea pentru claritatea mesajului este a ta. Comunicarea scrisă trebuie să fie clară și concisă pentru a transmite corect mesajul.

 

Comunicarea în situații dificile

Situațiile dificile pot face comunicarea aproape imposibilă, sau cel puțin secundară supraviețuirii și protejării interesului personal. Atât stresul, cât și incertitudinea pot face echipă pentru a evoca răspunsul vostru de luptă sau de fugă în medii personale și profesionale. Stăpânirea comunicării în situații dificile este un proces de-a lungul vieții, dar de fiecare dată când o faceți (și poate eșuați puțin), învățați ceva care vă poate învăța cum să faceți asta mai bine data viitoare.

 

BARIERE DE COMUNICARE

Barierele de comunicare pot împiedica comunicarea sau pot avea semnificații incorecte din cauza cărora se pot crea neînțelegeri. Prin urmare, este esențial ca un manager să identifice astfel de bariere și să ia măsurile adecvate pentru a le depăși.

Barierele în calea comunicării în organizații pot fi grupate în linii mari după cum urmează:

1. Bariere semantice

Acestea sunt preocupate de problemele și obstacolele din procesul de codificare și decodare a unui mesaj în cuvinte sau impresii. În mod normal, astfel de bariere rezultă din cauza utilizării de cuvinte greșite, traduceri greșite, interpretări diferite etc.

De exemplu, un manager trebuie să comunice cu angajații care nu cunosc bine limbă română și, pe de altă parte, el nu cunoaște bine limba engleza. Aici, limba este o barieră în calea comunicării, deoarece managerul poate să nu poată comunica în mod corespunzător cu angajații.

2. Bariere psihologice

Factorii emoționali sau psihologici acționează și ca bariere în calea comunicării. Starea de spirit atât a emițătorului cât și a destinatarului comunicării se reflectă în comunicarea eficientă. O persoană îngrijorată nu poate comunica corect, iar un destinatar furios nu poate înțelege corect mesajul.

Astfel, în momentul comunicării, atât emițătorul, cât și destinatarul trebuie să fie sănătoși din punct de vedere psihologic. De asemenea, ar trebui să aibă încredere unul în celălalt. Dacă nu au încredere unul în altul, nu pot înțelege mesajul celuilalt, în sensul său original.

3. Bariere organizaționale

Factorii legați de structura organizațională, regulile și reglementările relațiile cu autoritățile etc. pot acționa uneori ca bariere în calea comunicării eficiente. Într-o organizație cu un model extrem de centralizat, este posibil ca oamenii să nu fie încurajați să aibă o comunicare liberă. De asemenea, regulile și reglementările rigide și procedurile greoaie pot deveni, de asemenea, un obstacol în calea comunicării.

4. Bariere personale

Factorii personali atât ai expeditorului, cât și ai destinatarului pot acționa ca o barieră în calea comunicării eficiente. Dacă un superior consideră că o anumită comunicare îi poate afecta negativ autoritatea, el poate suprima o astfel de comunicare.

De asemenea, dacă superiorii nu au încredere în competența subordonaților lor, ei pot să nu le ceară sfatul. Este posibil ca subordonații să nu fie dispuși să ofere sugestii utile în absența oricărei recompense sau apreciere pentru o sugestie bună.

 

Canale de comunicare

Canalele de comunicare sunt mijloacele prin care oamenii dintr-o companie comunică și interacționează între ei. Fără un canal de comunicare adecvat, este extrem de dificil pentru angajați să se alinieze la obiectivele și obiectivele de afaceri, precum și să stimuleze inovația și progresul la locul de muncă.

Pe lângă canalele de comunicare formale și informale, avem și câteva tipuri diferite de canale utilizate în organizațiile de afaceri.

Acestea sunt după cum urmează:

• Canale de comunicare digitală:

Pentru a comunica cu și a-și angaja personalul, majoritatea firmelor folosesc platforme de comunicare digitală. Acestea includ o varietate de instrumente online pe care angajații le folosesc pentru a rămâne în contact unii cu alții și pentru a fi la curent cu știrile și evoluțiile corporative. Această formă de canal de comunicare este considerată a fi cea mai eficientă dintre toate.

Câteva exemple sunt rețelele sociale, intranet-urile, software-ul pentru colaborarea angajaților, instrumentele de management de proiect, software-ul de feedback etc.

• Canale de comunicare față în față:

Comunicarea față în față este în continuare esențială la locul de muncă, în ciuda faptului că formele electronice de comunicare câștigă. Este încă crucial, deoarece multe situații necesită comunicare nonverbală (limbaj corporal, gesturi, semne, expresii faciale etc.).

• Canale de comunicare scrisă:

În cadrul corporațiilor, acest tip de comunicare este aproape dispărut. Cu toate acestea, comunicarea textuală este încă necesară atunci când se comunică angajaților politici critice, scrisori, memorii, manuale, notificări și anunțuri. Dar, pentru comunicațiile externe cu clienții, comercianții cu amănuntul, distribuitorii și alte persoane, comunicarea scrisă este încă cea mai eficientă.

Câteva exemple sunt e-mailurile, chatul live, mesajele text, blogurile, buletinele informative, documentele scrise, etc.

 

Modele de comunicare

Procesul de comunicare este împărțit în trei modele standard: liniar, interactiv și tranzacțional. Sunt utile deoarece simplifică structura fundamentală a comunicării și ne pot ajuta să o înțelegem nu doar verbal, ci și vizual.

Cel mai important, ele identifică numeroasele piese de comunicare și acționează ca o formă de hartă pentru a explica modul în care diferitele părți ale procesului de comunicare sunt interconectate:

• Model liniar

În acest model, un expeditor criptează un mesaj și îl trimite destinatarului printr-un canal. Mesajul este decodat de către destinatar. Ar putea exista obstacole sau zgomot de fond în procesul de comunicare. Cunoscută și sub denumirea de comunicare în linie dreaptă, este cea mai comună în mass-media mainstream, cum ar fi televiziunea, radioul și ziarele. Nu există nicio modalitate de a obține feedback imediat în acest model.

• Model interactiv

Modelul interactiv este similar cu modelul liniar, cu excepția faptului că include feedback. Conceptul de feedback a fost introdus în model, care a oferit o simulare mai atentă a interacțiunii umane interpersonale decât se știa anterior. Modelele interacționale urmează două canale într-o perspectivă mai dinamică a comunicării. După primirea mesajului, destinatarul codifică și transmite un răspuns expeditorului inițial, care a devenit acum receptor. Un exemplu comun al acestui model este un apel telefonic.

• Model tranzacțional

În modelul tranzacțional, destinatarul și expeditorul pot îndeplini aceleași roluri în același timp, deoarece mesajele pot fi trimise înainte și înapoi în același timp. Oamenii generează un sens comun într-un proces mai dinamic în modelul tranzacțional. Pentru a crea un sens comun, trebuie să existe o oarecare suprapunere în tărâmurile experienței. Cu alte cuvinte, dacă oamenii vor să comunice deloc, comunicatorii trebuie să împărtășească cel puțin un anumit grad de comunalitate culturală, lingvistică sau de mediu.

 

Ce sunt abilitățile de comunicare și cum joacă ele un rol important în viața noastră?

 

Dacă doriți să vă adresați unui public mai larg, să transmiteți un mesaj mai puternic și să îi înțelegeți mai profund pe ceilalți, mai întâi informați-vă AICI complet asupra condițiilor, abia apoi sunați pentru programare la tel. 0725161169.

Psiholog Craiova și Psihoterapeut Craiova Laura-Maria Cojocaru.